¿Por qué una contabilidad desordenada lleva a malas decisiones financieras?

Cada año, entre marzo y abril, miles de compañías corren para entregar sus estados financieros a la Superintendencia de Compañías. Este año el plazo para los balances de 2025 vencía el 30 de abril (Vistazo) y se extendió hasta el 4 de mayo por el feriado nacional (KCH Comunicación). La mayoría cumple y, con eso, da el tema por cerrado hasta el año siguiente. ¿Cuántas de esas empresas usan después esos estados financieros para tomar una sola decisión?

En EconReport lo vemos con frecuencia. La contabilidad se lleva para el SRI y para la Superintendencia, como una obligación más, y no como la fuente de la que sale toda la información para dirigir la empresa. El problema es que, cuando el registro está desordenado, cualquier cifra que salga de él también lo está.

¿Qué relación hay entre el registro contable y la información financiera?

Una relación directa. Los estados financieros, los indicadores, el flujo de caja y los reportes para socios o bancos salen de los asientos contables. Si cada factura, cada pago y cada gasto se registra en la cuenta correcta y en el periodo correcto, la información sirve para decidir. Si no, la empresa decide con cifras que parecen precisas, pero que describen a otra empresa.

¿Qué errores de registro son los más frecuentes?

• Cuentas mal asignadas. Un gasto de ventas registrado como gasto administrativo, o la compra de un equipo registrada como gasto. El total cuadra, pero el análisis de costos y márgenes queda distorsionado.
• Facturas fuera de periodo. Compras de marzo registradas en mayo, o ventas que se registran cuando se cobran y no cuando se facturan. Los resultados de cada mes pierden sentido.
• Gastos personales mezclados con los de la empresa. Es el caso más común en las empresas familiares. La rentabilidad real queda escondida y es imposible saber cuánto gana el negocio.
• Conciliaciones bancarias atrasadas. Si lo que dice la contabilidad no se cruza cada mes con lo que dice el banco, los errores se acumulan y aparecen meses después.
• Inventarios sin control. Sin un registro confiable de entradas y salidas, el costo de ventas, y con él la utilidad, se convierte en una estimación.

¿Qué decisiones se toman mal por una contabilidad desordenada?

Pensemos en una empresa con dos líneas de negocio que registra en una sola cuenta los costos de ambas. En sus reportes, las dos parecen igual de rentables.

Lo mismo ocurre con las decisiones de precios, de contratación, de endeudamiento o de reparto de utilidades. Ninguna puede ser mejor que la información sobre la que se toma.

¿Cumplir con el SRI es suficiente?

Cumplir con el SRI y con la Superintendencia es obligatorio, pero una contabilidad pensada solo para declarar impuestos suele quedarse corta a la hora de dirigir. Las declaraciones exigen totales correctos. La gerencia necesita además saber dónde se gana y dónde se pierde, cuánto cuesta cada producto o servicio y cómo se mueve la caja. Para eso el registro tiene que hacerse con criterio de gestión, y no solo de cumplimiento.

En suma, ordenar la contabilidad es el primer paso de cualquier mejora financiera. Sin un registro confiable, el presupuesto, el flujo de caja y los indicadores se construyen sobre cifras que nadie puede garantizar. Si quiere empezar por ahí, conozca nuestro servicio de contabilidad estratégica y control de gestión.

Las decisiones de una empresa nunca serán mejores que los números sobre los que se toman, y esos números empiezan en el registro contable.

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